Politique de confidentialité et d'accès à l'information

En accord avec ses valeurs d’intégrité, de passion, de solidarité, de discipline et de respect, Rugby Québec est désireuse de bâtir une culture du respect et de dignité et s’engage à protéger le droit à la vie privée de ses membres.

La présente politique décrit la façon dont Rugby Québec recueille, utilise, protège, communique et détruit les renseignements personnels et énonce l’engagement d’Rugby Québec à recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels de façon responsable.

Si vous avez des questions ou préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez consulter ou mettre à jour vos renseignements personnels ou en corriger des inexactitudes, ou si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez joindre notre responsable de la protection de la vie privée :

Hugo Montérémal

Directeur Général

7665 boulevard Lacordaire Montréal (Québec) H1S 2A7

514 252-3189 poste 3859

hugo.monteremal@rugbyquebec.org

Objet de la politique

Rugby Québec se doit de recueillir certains renseignements personnels et confidentiels afin de réaliser sa mission efficacement et en toute sécurité dans l’intérêt des athlètes.

Le Code civil du Québec, la Charte québécoise des droits de la personne, la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques énoncent le principe du respect de la vie privée et les mesures de protection régissant la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.

Rugby Québec doit, à titre de membre d’une organisation nationale, transférer certains renseignements à l’extérieur du Québec où ils sont colligés et conservés dans une base de données pancanadienne sur un serveur localisé à Toronto.

Dans ce contexte, Rugby Québec souhaite se conformer à toutes les législations fédérales et provinciales en matière de respect de la vie privée.

Rugby Québec détient également des renseignements sur le curriculum de formations d’entraîneurs ou

d’officiels. À titre d’employeurs, l’organisation détient des renseignements sur les employés et les

contractuels (ex.: salaires et bénéfices sociaux, diplômes, etc.).

Utilisation des renseignements personnels recueillis et conservés

Les renseignements personnels recueillis par Rugby Québec servent à maintenir la qualité et la

conformité des services offerts aux athlètes. Rugby Québec collecte des renseignements personnels au

sujet des employés, des bénévoles, des membres, des entraîneurs et des partenaires bénévoles entre

autres pour :

• • L’envoi de communications comme des nouvelles électroniques, des courriels, des bulletins d’information, de la sollicitation philanthropique, des factures, des avis, et des renseignements sur les programmes, des invitations aux événements et aux activités;
  • La saisie dans la base de données interne pour gérer les dons et les inscriptions aux activités de collecte de fonds.
  • La saisie dans la base de données nationale des membres de Rugby Canada à des fins de reddition de comptes;
  • La composition des équipes représentant le Québec lors d’événements nationaux ou internationaux;
  • L’inscription à des activités, la gestion des déplacements et l’achat d’équipement;
  • Le divisionnement;
  • La gestion des ressources humaines et des avantages sociaux de Rugby Québec;
  • La mise en œuvre du programme de vérification des antécédents judiciaires de Rugby Québec;
  • En cas d’urgence médicale;
  • L’achat d’uniformes;
  • L’inscription aux compétitions;
  • Le suivi technique, l’analyse des entraîneurs et des clubs, les entraînements officiels;
  • Les activités de communication, les relations avec les médias, les publications sur le site Internet de Rugby Québec et sur ses différentes plateformes de médias sociaux;
  • À des fins de statistiques pour dresser un portrait de nos communautés d’athlètes et de bénévoles.

Rugby Québec demandera le consentement des personnes concernées si les renseignements personnels de ces dernières sont utilisés à des fins qui ne sont pas mentionnées ci-dessus et auxquelles elles n’ont pas encore consenti. La façon dont ce consentement aura été obtenu et la date de son obtention devront être documentées.

Consentement

Toute cueillette de renseignements personnels doit être faite avec le consentement éclairé du membre. Le consentement doit être obtenu par des moyens légaux au moment de la collecte des renseignements personnels, avant leur utilisation ou leur divulgation.

Si le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels n’est pas obtenu au moment de leur réception, il doit être obtenu avant leur utilisation ou leur divulgation.

Rugby Québec peut recueillir les renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées si cela est raisonnable et autorisé par la loi.

En fournissant leurs renseignements personnels à Rugby Québec, les personnes consentent à leur utilisation aux fins définies dans la présente politique.

Toute personne peut retirer son consentement concernant la collecte, l’utilisation, la conservation ou la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, pourvu qu’elle donne à Rugby Québec un préavis écrit de 5 jours ouvrables.

Rugby Québec s’engage à respecter et mettre fin à toute collecte ou utilisation ultérieure des renseignements personnels du demandeur. Ce retrait aura comme possible conséquence, pour le demandeur, selon la nature de l’information en cause, de ne plus recevoir, en tout ou en partie, les services de Rugby Québec. Les conséquences spécifiques du retrait du consentement seront communiquées par écrit au demandeur à la suite du dépôt de la demande.

Gestion des renseignements personnels

Selon le type d’information recueillie, les renseignements sont gérés et conservés de manière différente. Les données relatives au profil d’athlètes ou au profil de bénévoles sont inscrites dans la base de données pancanadienne de Rugby Canada hébergée sur un serveur sécurisé à Toronto.

Seules les personnes responsables de la gestion des données de Rugby Québec ont accès aux données nominatives. Les responsables de Rugby Canada ont accès uniquement aux données non nominatives, et ce, à des fins statistiques.

Les informations relatives à la vérification des antécédents judiciaires sont conservées dans un dossier informatique sécurisé et hébergé sur le serveur de Rugby Québec à Montréal. Une fois la vérification terminée, seuls les résultats sont conservés et inscrits dans un fichier protégé.

Les données relatives au personnel, sauf les données recueillies dans le cadre de leur participation aux compétitions nationales ou internationales, sont conservées de manière sécuritaire en format électronique et papier par la direction générale pendant toute la durée de l’emploi et pendant une période de sept ans après la fin d’emploi.

Les informations relatives aux plaintes sont conservées de manière sécuritaire par la direction générale, en format électronique ou papier selon le format d’origine.

Les clubs et les sections locales qui collectent les formulaires d’inscription sont assujettis à la même rigueur en matière de protection des renseignements qu’ils détiennent sur les membres et sont tenus de mettre en place des normes de sécurité, d’entreposage et de destruction.

Les documents transitoires non destinés à être conservés (copies, imprimés d’une banque informatisée, formulaires d’inscription) sont détruits par la personne responsable de la saisie du document.

Les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d’un membre seront conservés pendant au moins un an afin de permettre à la personne concernée d’accéder aux renseignements après que la décision a été rendue.

Rugby Québec peut divulguer les renseignements personnels à une instance gouvernementale si celle- ci a fait valoir son pouvoir légal d’obtenir ces renseignements et si Rugby Québec a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seraient utiles à une enquête au sujet d’une activité illégale, afin de respecter une assignation, un mandat ou l’ordonnance d’un tribunal ou à toute autre fin autorisée par la législation applicable.

Droit d’accès et de correction

Sous réserve des limites prévues à la loi, toute personne a le droit de consulter les informations qui la concernent ou qui concernent un mineur dont elle est le tuteur légal et qui sont détenues par un tiers.

Toute demande d’accès à l’information doit être faite par écrit et adressée à la responsable de la protection de la vie privée d’Rugby Québec. Une demande jugée frivole ou vexatoire qui paralyserait les opérations de l’organisation sera soumise au conseil d’administration. La responsable de la protection de la vie privée informera par la suite le demandeur de la décision de donner suite ou non à cette demande.

Les informations demandées seront divulguées au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite, à moins que des motifs raisonnables justifient le prolongement de ce délai, et ce, gratuitement ou à un coût nominal correspondant aux dépenses encourues (poste, photocopies, etc.).

S’il advenait que le demandeur constate que les renseignements détenus sont inexacts, incomplets ou désuets, il devra faire une demande de correction par écrit à la responsable de la protection de la vie privée. Laquelle procédera aux modifications et informera le demandeur lorsque les modifications auront été apportées.

Rugby Québec pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande d’accès aux renseignements personnels pour diverses raisons de nature économique, légale, de sécurité ou de protection de tiers telles que :

• • La transmission des renseignements est excessivement coûteuse;
  • Les renseignements contiennent des références à d’autres personnes;
  • Les renseignements ne peuvent pas être divulgués pour des raisons légales, sécuritaires ou d’intérêt commercial;
  • Les renseignements font l’objet d’un secret professionnel ou d’un privilège relatif au litige.

En cas de refus, Rugby Québec indiquera au demandeur les raisons du refus.

 

Droit de plainte

Toute plainte concernant le non-respect de cette politique doit être adressée par écrit à la responsable de la protection de la vie privée. La responsable de la protection de la vie privée effectuera une enquête sur toute plainte et apportera les mesures correctives nécessaires.

Tout demandeur dont la plainte n’est pas réglée à sa satisfaction peut en appeler auprès du conseil d’administration de Rugby Québec. Le conseil d’administration examinera la plainte et les actions et/ou décisions prises par la responsable de la protection de la vie privée. Le conseil d’administration confirmera ou infirmera la décision de cette dernière. La décision du conseil d’administration est exécutoire et sans appel.

 

Modifications apportées à la présente politique

Nos politiques en matière de confidentialité et de protection de la vie privée, y compris la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, peuvent être mises à jour afin de refléter les changements apportés à nos pratiques de traitement de l’information, de nous conformer aux lois et règlements applicables ou d’améliorer la clarté et la transparence de nos politiques.

Si nous apportons des modifications importantes à notre Politique sur la protection des renseignements personnels, nous vous en aviserons en affichant une copie mise à jour sur notre site Web. Veuillez consulter notre site Web régulièrement pour prendre connaissance des mises à jour.